Hur du beställer något så det blir rätt första gången

Har du varit med om att du beställt något och fått något annat? Det är klart att du har och det här gäller kanske särskilt om du beställer tjänster av något slag. Hantverkare till exempel har ju ett genuint dåligt rykte när det handlar om just att inte levererar resultat i tid eller göra det på ett annat sätt än ni kom överens om. Men vet du, ofta är det ditt eget fel att det blir så här. Ofta handlar det nämligen om att vi är så dåliga på att berätta vad vi vill ha och när vi vill ha det. När du slitit ditt hår, skällt och ätit fem kartor Novalucol är det för sent. Tiden bara går och du är så arg att det enda du lägger tid på är att tänka på problemet.

Men hur ska man göra då? Allt börjar med att du måste veta vad exakt du vill ha. Alla som säljer tjänster vet hur luddiga beskrivningarna från kunderna är, och det är inte så konstigt eftersom de kanske inte ens riktigt vet vad de vill ha. Här är det bra att koncentrera sig på vilket resultat man vill ha och berätta det i så fall.

Det är stor skillnad på:– Vi vill bygga om badrummet, så det blir ljust och fräscht
och det lite bättre:
– Vi vill bygga om badrummet. Vi ska ha värmegolv, sänkt tak med spottar och vitt kakel på väggarna. Golvet ska vara svart.
och ännu bättre:
– Vi vill bygga om badrummet. Vi ska ha värmegolv (förslag på system emotses), sänkt tak enligt bifogad ritning (andra förslag från er emotses), väggkakel (vi köper in dem själva) och svart golv (enligt bifogad specifikation). Jobbet måste vara klart senast den xx/xx-2013.

Ju mer specifik du är, desto bättre chans ger du den du ska beställa av att göra ett bra jobb i tid. Ok, det här är den rena specifikationerna och dem kan du ju översätta till webbprojekt, personalkonsulttjänster eller vad som helst, men här kommer de verkligt jobbiga – Att leverantörerna inte blir klara i tid. Du får inte vad du vill ha och det kanske även påverkar din kund att allt är försenat. Jag har gått på så många pumpar när det handlar om det här att den här listan blev nödvändig att ta fram

Fem frågor du alltid ska ställa till dem du beställer något av (innan du skrivit på):

1. När blir det klart?
2. Vad kan hända på vägen? Vad kan strula till det här?
3. Hur snabbt får jag veta om något stört tidsschemat?
4. Vad kan kosta mer i det här?
5. Vad behöver du ha av mig för att processen ska löpa smidigt?

När du vet det skickar du ett dokument till den du beställer av där du bekräftar informationen de gett dig om ovanstående punkter. Det gäller att hålla dem i ett kort koppel så att tidsfaktorer inte drabbar dig. Tidsfaktorer får drabba vem som helst av deras andra kunder men inte dig. Det är viktigt att de känner att du är stenhård på den punkten.


Bekräftelsen skulle kunna se ut något i stil med det här:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hej Johan

Vi har idag kommit överens om att ni ska göra (det de ska göra). Det överenskomna priset är 22 100 kronor.

Det finns några saker som är viktiga för oss under den här processen:
1. Att jobbet påbörjas den XX/XX-2010 och blir klart den XX/XX-2010 som avtalat.
2. Om något händer som stör tidsplanerna ska det omedelbart komma till vår kännedom så att vi kan besluta om vi vill avbryta samarbetet eller kan acceptera en eventuell försening eller kostnadsökning.

Er kontaktperson för projektet blir NN med telefonnummer XX-XXX XX XX.

Vänligen bekräfta skriftligt att den här informationen nått er.

Bästa hälsningar

Stefan Ekberg
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hårt? Absolut inte. För att få långsamma leverantörer att förstå att du värderar din tid måste du betona det. Ett sånt här bekräftelsebrev kan rädda dig från orosrynkor i pannan och på sikt kanske till och med hjärtinfarkt.