Varför möten dödar både lust och tid och vad du kan göra åt det

”Jag blir helt galen på ineffektiva och meningslösa möten. Så fort en fråga ska diskuteras så måste det till ett möte. En del av deltagarna kommer för sent. Andra kommer inte alls eller är oförberedda. Och några förstår man inte ens varför de är där.”


Vad säger du om den inställningen? Det är faktiskt precis den jag hör hela tiden från kunder och samarbetspartners. Möten är problem och egentligen är det konstigt eftersom det är så lätt att göra bra möten.

Först, faran med möten

• De bryter sönder dina dagar i små osammanhängande delar som gör det svårt att fokusera
• De handlar normalt bara om ord och abstrakta koncept, inte riktiga saker
• De ger vanligen en minimal utdelning av information per minut
• De innehåller oftast minst en babbelkvarn som inte väntar på sin tur och/eller pratar om oväsentligheter alldeles för länge
• De får tankarna att vandra åt andra håll istället för att fokusera på mötets syfte
• De har vanligen en agenda som är så vag att ingen egentligen vet varför man har dem
• De kräver noggranna förberedelser som knappt någon gör i alla fall.
• Folk som inte kommer i tid och därmed stjäl andras tid

Det jag försöker säga här är att möten på massor av olika sätt inbjuder till slöseri med tiden.


Ett bra möte ska åtminstone göra det här jobbet

• Vara effektivt – får saker gjorda
• Positivt och kul – så de som är med har det roligt och ser fram emot nästa möte
• Alla deltar – Så att varje deltagare är aktiv, istället för att låta tankarna vandra till vad de ska göra i helgen.
• Ta hand om kreativitet – så att tänkandet går från det vanliga och iväg till nya områden

Och det har skrivits spaltmil om hur man ska tänka när man har ett möte. De här är vad vi brukar få höra

• Starta i tid
• Sluta i tid
• Ha ett tydligt syfte
• Håll dig till syftet
• Ha med rätt deltagare


Men var tog inspirationen och det roliga vägen?

Tycker du att orden ”inspiration”, ”roliga” och ”möte” inte passar i samma mening? Många människor gör ju det tyvärr och tror att möte betyder tråkigt. De går in, sätter sig på sin vanliga plats och förbereder sig på det gamla vanliga. Andra har det kul på möten men ägnar tid åt skämt och skoj så mycket att de inte åstadkommer ett smack. Jaså, du känner igen båda sorterna. Nyckeln handlar om att göra det kul på rätt sätt. Allt handlar om din vilja att tänka lite kreativt och att vara villig att tillåta lite garv och skoj emellanåt.

Möten kan både bli mer lajbans och mer produktiva på samma gång. Här är några förslag:

• De flesta människor lär sig genom att göra, så när du kan – försök att göra deltagarna engagerade genom att låta dem prova själva istället för att bara stå och prata eller koppla det du säger till något som kan jämföras på något sätt. Varför inte lägga fram en tankenöt till varje deltagare när du diskuterar just hur ni ska lösa ett problem

• Tävla i all enkelhet. Om ni ska komma fram till något kan du ge deltagarna fem minuter för att koma på en lösning i olika grupper. Ha sedan en omröstning om bästa idé och dela ut priser i olika kategorier.

• Om dina möten vanligen alltid domineras av några få personer – dela ut en hög med enkronor till varje deltagare och för varje gång någon pratar kostar det en krona.

• När du kallar till möte – gör det i form av en festinbjudan istället för ett trist e-postmeddelande. Skapa förväntningar

• Gör vad som helst för att få gruppen att röra sig ibland

• Om mötet består av en grupp människor som inte känner varandra, gör inte misstaget att låta var och en presentera sig själv. Det enda du får då är en grupp rädda individer som inte hör vad de andra säger eftersom de är så djupt koncentrerade på vad de ska säga för smart om sig själva. Låt istället deltagarna få några minuter att prata med personen bredvid och ta reda på saker och göra presentationen om grannen.

• Om du visar bilder, smyg in en irrelevant bild emellanåt för att hålla dem som lyssnar på topp.


• Ha mötet någon annanstans än på kontoret - på gräsmattan i parken kanske. Och om du inte kan det – inred mötesrummet annorlunda än nu. Ställ in saker som man blir glad av. leksaker, roliga bilder, saker som sysselsätter händerna på dem som är med på mötet. Stressbollar, mysiga kuddar. Man måste vara glad därinne om det ska hända grejor. Om man ska öppna hjärnan. Flum, säger vän av ordning. Tid och pengar, säger jag. Om du kan inspirera dina mötesdeltagare med en miljö de slappnar av i på rätt sätt, så är det rena rama pengamaskinen för ditt företag.



• Spela temat från Misson impossible som start på mötet om det passar.

• Öppna mötet med något positivt. Om mötet startar med gnäll och klagomål så kommer det att fortsätta genom hela mötet. Varför inte låta den som vill berätta om något bra som har hänt sedan sist, eller säga namnet på en person som hjälpt till den senaste vecka. Eller berätta om något han/hon ser fram emot.

• Ha en pratsak - en kanin eller enorm nallebjörn som den som pratar måste hålla i.

• Använd vattenpistoler som alla får använda mot den som är onödigt negativ, kommer för sent, eller stör den som pratar.

• Strunta i stolar - stå upp istället - eller sitt på pilatesbollar kanske. Eller på enorma kuddar, Saccosäckar eller annat som tar bort skolmiljösituationen där du eller någon annan står och kluddar på en Whiteboard medan deltagarna sitter och längtar bort.

• Lägg in avbrott. Minst fem minuter varje timme såklart (förvänta dig inte att folk som behöver gå på toaletten hör vad du säger särskilt länge). Men, här kommer en bra sak som jag har lärt mig av en god vän – ta en tvåminutersrast varje halvtimme för att sträcka på sig eller prata lite med den som sitter bredvid (De kanske kan tävla i sten, sax och påse). Det här är enormt effektivt för stela hjärnor och trötta kroppar. Ha gärna en äggklocka som ringer var 30:e minut för att ni ska bli påminda.

• Använd tystnad som strategi. Det här är djärvt och effektivt eftersom möten ju är till för att man ska prata – fel – möten är till för att man ska komma upp med idéer, lösningar, planer och beslut som är så bra att ni vill använda dem och att tiden ni har suttit och pratat verkligen leder framåt. Så hur gör man det med tystnad? En del människor kan tänka medan de pratar (min fru) och andra gör det bäst när det är tyst. Två minuters tänketid är fantastisk för en del (mig) Så här kan du göra det: När ni diskuterar en sak så gör det genom att presentera fakta utan att diskutera lösningar. Ha två minuters tystnad och diskutera sedan lösningar. Det kommer att kännas konstigt första och kanske till och med tredje gången. Tystnad kan kännas hotfull. Som om det vore något fel eftersom ingen pratar, en konflikt. Lösningen är att alla vänder sig och inte ser på varandra under tystnaden. Efter några gånger kan jag lova att det är rätt skönt att få just en sån här tystnad som kontrast till pratet.



Det här måste du göra när du själv går på möten

Till att börja med, fråga dig alltid – kan jag ta det här per mail eller telefon istället? Om du kommer fram till att du måste mötas så lär dig att halvera mötestider genom att säga till alla du träffar att du bara har 30 minuter och sedan ska du iväg. Det får folk att rappa på och komma till saken snabbare.

Ha med dig ett mål för varje möte och förbered den du ska träffa på vad mötet är till för. Håll dig till det ämnet. Bestäm dig för vad som ska vara bestämt innan mötet är slut. Att inte ta ett beslut på ett möte är också ett beslut - ett fegbeslut. Det finns två slags möten - möten där man kollar av varandra och möten där man ska ta beslut. Båda typerna måste ha en agenda och om de inte har det måste du ha med dig din egen.

Efter mötet

Det är ju nu det ska hända, allt det där ni har pratat om. Om du bara går tillbaka till ditt skrivbord och fortsätter med nästa uppgift så har du missat hela grejen med ett möte (och det är precis det som så många gör). Här är några förslag på vad du gör nu:

• Personliga kontakter. Var det någon eller några på mötet som du kom överens om att träffa igen eller skulle vilja träffa igen? Det finns ingen bättre tid än nu för att ringa dem eller skicka ett mail eftersom ni båda har mötet i huvudet fortfarande. De kommer att bli imponerade av att du kontaktar dem så fort. Ett bra sätt är att tacka folk för olika saker som hjälpt dig under mötet. De kanske tydliggjorde något eller hade en bra presentation. Leta efter skäl att tacka folk.

• Skulle du skicka något till någon? Gör det direkt medan de kommer ihåg dig

• Vem träffade du för första gången? Lägg till den personen i dina kontakter direkt eftersom du antagligen kommer att glömma det nästa gång ”du har tid att göra det”.

• Vad har du tagit på dig att göra? När skulle du vara klar med det och vad behöver du för att få jobbet gjort. Skapa förutsättningar för tid redan nu.

• Skapa klarhet för alla om det ni pratat om. Vet alla vad de ska göra? Är alla överens om det? Är det bra för dig att följa upp, tydliggöra och kanske sätta deadlines? Gör det nu.

• Laga relationer innan de går sönder. Om du argumenterade mot någon eller någon mot dig så frågan känns infekterad. Fundera över hur du kan hjälpa till att ta bort irritationen hos andra.

• Behöver du tänka om? Var det något på mötet som du behöver stoppa in i en ny tankeform? Har något förändrats? Vilka är konsekvenserna av det i så fall? Hur förändras din helhetsbild av det ni diskuterat och vad kan du göra åt det nu?

• Sprid ordet. Vem mer behöver veta vad som avhandlats och beslutats? Ett e-postmeddelande till berörda parter kan göra det jobbet snabbare än ett nytt möte